Tutkijan työkalut 1 – Viitetietokannat

Icons

Kirjoitan tässä sarjassa opiskelijan ja tutkijan (tutkija = ikuinen opiskelija) elämää helpottavista uusista työkaluista. Tutkimustiedosta suurin osa löytyy jo verkosta ja sen löytämiseen ja jäsentämiseen on käytettävissä hyviä työkaluja. Samoin tutkijalle tärkeä verkostoituminen onnistuu pitkälti netissä. Tämä ei ole mikään kattava esittely tarjolla olevista systeemeistä, vaan pikemminkin suosittelulista työkaluista, joita itse hyödynnän tai olen kokeillut. Ehkä hieman epäloogisesti aloitan viitetietokannoista, ja annan metodikurssia silmälläpitäen hieman täsmällisempiä käyttöohjeita. Kommentit, vinkit ja omat kokemukset ovat erittäin tervetulleita!

Viitetietokannat: BibDesk ja RefWorks

Tutkimusraportin kirjoittamisessa yksi työläimmistä vaiheista on koota kaikki työssä käytetyt lähteet lähdeluetteloksi. Mikäli tämän haluaa tehdä käsin, on edessä hurja urakka: kaikkien lähdeviitteiden ja lähdeluettelon pitää olla pilkulleen oikein, lisäksi tekstissä olevien viitteiden ja lähdeluettelon on pidettävä yhtä. Ja jos lähdeluettelon luomisen jälkeen tekee tekstiin muutoksia, esimerkiksi lisää tai poistaa viitteitä, täytyy tarkistus tehdä uudestaan. Kandityötä laajemmassa raportissa tämän kaiken vaatima työmäärä muodostuu järjettömäksi, mutta onneksi on järjestelmiä, jotka tekevät tämän työn automaattisesti.

Viitetietokantaohjelmissa on yleensä kaksi tärkeää ominaisuutta. Ensiksi, niihin voi tuoda kirjallisuusviitteitä eri tietokannoista ja hakukoneista (kirjastojen tietokannat kuten JYKDOK, ScienceDirect, EBSCO, PubMed, Google Scholar jne.), jolloin välttyy käsin kopioimisen vaivalta ja mahdollisilta virheiltä. Toiseksi, niistä voi poimia viitteitä työn alla olevaan tekstiin ja luoda tekstiin lähdeluettelon tekstiin liitetyistä viitteistä.

Itse käytän BibTeX-työkalua, koska työstän pitkät tekstit viime vaiheessa valmiiksi käyttäen LaTeX-ladontajärjestelmää (josta myöhemmässä postauksessa lisää). BibTeX-systeemi toimii kuitenkin myös esim. Wordin kanssa. Riippuen käyttöjärjestelmästä, BibTeXin käyttöön on erilaisia käyttöliittymävaihtoehtoja. Itse käytän useimmiten JabRef-ohjelmaa, koska olen siihen tottunut, mutta näissä esimerkeissä käytän Wordin kanssa paremmin leikkivää BibDesk-ohjelmaa. Kerran luodun viitetietokannan voi avata sujuvasti molemmissa ohjelmissa, joten vaihto lennosta ohjelmasta toiseen ei ole ongelma.

BibDesk

BibDesk perusnäkymä

BibDeskiin luodaan esim. jokaiselle artikkelille, kirjalle tai kirjan luvulle oma korttinsa. Tämän voi tehdä käsin, klikkaamalla tuota vasemman ylänurkan plus-nappia. Helpompi tapa on hakea viitteet suoraan netistä. Useimmissa tietokannoissa on mahdollisuus tuoda esimerkiksi haun tulokset omalle koneelle tiedostona. Tiedostoformaatiksi BibDeskin käyttäjä valitsee BibTeX-formaatin. Google Scholaristakin tuonti käy helposti, tosin ensin täytyy yläreunan Scholar-asetukset -välilehdeltä käydä valitsemassa tuontioptio ja -formaatti.

Google Scholar

Google Scholarin lähdeviitevalinnat

Tämän jälkeen hakutulosten perässä näkyy linkki “Vie ohjelmaan BibTeX”, josta klikkaamalla saa ko. viitteen BibTeX-formaatissa. Tämän voi tallentaa tekstitiedostona ja tuoda viitetietokantaan. BibDeskin kautta voi myös suoraan tehdä Scholar-hakuja (kohdasta External – Web) sekä selailla myös muita tietokantoja.

Jyväskylän yliopistolla on lisenssi RefWorks-ohjelmaan. RefWorks toimii netissä, eli sinne tallennetut viitteet ovat saatavilla millä tahansa koneella. Rajoituksena on, että ohjelmaa käytettäessä on oltava joko yliopiston verkossa tai etäyhteydessä yliopiston verkkoon VPN-yhteyden kautta. RefWorksiin voi keräillä viitteitä samoin kuin BibDeskiin, esimerkiksi JYKDOKista löytyy tähän valmis valinta jokaisen kirjan tietueesta.

RefWorks ja JYKDOK

JYKDOK-viitteen tuonti RefWorksiin

Lähdeviitteet ja lähdeluettelot tekstissä

Sekä BibDeskin että RefWorksin kytkemiseen Microsoft Wordiin tarvitaan pieni lisäohjelma. BibDesk to Word -palikka löytyy täältä ja RefWorks Write-N-Cite täältä. Molemmissa ohjelmissa on sama periaate: ne ovat käynnissä samalla kuin Word (ja BibDeskin tapauksessa BibDesk), ja käyttäjä lisää tekstiin viitteet ja lopuksi lähdeluettelon käyttäen näiden lisäohjelmien valikkoja. Kumpikin ohjelma lisää tekstiin lähdeviitteet kentiksi, jotka voivat ensinäkemältä näyttää erilaiselta kuin ohjeissa sanotaan. Kummastakin ohjelmasta löytyy eri vaihtoehtoja viitteiden ja lähteiden merkintään. Laitoksen seminaaritöissä noudatetaan APA:n muotoilutapaa.

BibDeskistä viite siirretään Wordiin valitsemalla se ensin listasta ja avaamalla sitten Cite Drawer. Cite Drawerissa on eri vaihtoehtoja, esim. citet, citep, fullcite, citeyear ja citeauthor. Nämä vastaavat erilaisia lähdeviitteen muotoiluja. Tämän jälkeen (ainakin Macillä) otetaan kiinni esim. fullcite-sanasta ja raahataan se Word-dokumenttiin oikealle kohdalle. Dokumenttiin tulee nyt viitekenttä, esim. muodossa \fullcite{Adolphs2003}.

BibDesk citation

BibDesk viite tuotuna Wordiin

Tämän jälkeen voidaan luoda lähdeluettelo käyttäen BibDesk to Word -ohjelman ikkunaa. Ensin valitaan tyylitiedostot (ohjelman lataussivulla perusmallit, esim. APA), lähteiden järjestys sekä klikataan Create/Update Bibliography -nappia. Tämän jälkeen tekstissä olevasta viitteestä häviää kenttämuotoilu ja teksti näyttää siltä kuin sen pitääkin.

Lähdeluettelo

Lähdeluettelo valmiina Wordissä

RefWorksin viitteiden tuonti ja bibliografian luonti toimivat vastaavalla tavalla. Viitteiden tuonti LaTeX-dokumenttiin samoin. Huomionarvoista on, että viitteet voi kirjoittaa tekstiin myös suoraan, käyttäen kunkin tietueen omaa tunnistetta (ylläolevassa esimerkissä Adolphs2003) ja tuota helposti muistettavaa koodia.

Lopuksi

Kirjallisuusviitteiden hallintaan on hyviä työkaluja, ja koska viitteiden parissa joutuu viettämään suhteellisen paljon aikaa, on hyvä kokeilla aluksi erilaisia systeemeitä ja valita niistä omaan työskentelytapaan ja käyttämiinsä ohjelmiin parhaiten sopivat.

Kaikkein tärkeintä on kuitenkin ohjelmasta riippumatta se, että jaksaa systemaattisesti tallentaa tiedonhakunsa tulokset ja muistiinpanot. Tämä vaihe unohtuu helposti, kun kiitää artikkelista toiseen johtolankojen perässä. Tietysti oman tietokannan järjestäminen on tärkeää, ja tässä auttavat tietokannan pippuroiminen hyvillä avainsanoilla ja lähteiden ryhmittely esimerkiksi teemoittain. Näin kannasta löytyy kirjoittaessa helposti myöhemminkin se nippu olennaisia viitteitä.

Tässä mainittujen lisäksi maksullinen EndNote on varsin toimiva (tosin omista kokemuksista on muutama vuosi), joskin ilmaiset ohjelmat, BibDesk etunenässä sekä JY:n lisensoima RefWorks vastaavat sitä nykyään toiminnallisesti varsin hyvin.

Kannattaa kokeilla myös Mendeley-ohjelmaa, joka toimii netissä ja työpöydällä, sekä integroituu esimerkiksi Open Officeen saumattomasti. Tähän voi kerätä myös nettiviitteitä esimerkiksi Firefoxin bookmarkletiä käyttämällä. Tämän erityisominaisuutena on, että se pystyy lukemaan viitetiedot (usein jopa oikein) suoraan pdf-dokumenteista, eli jos sinulla on koneella kansiollinen luetteloimattomia pdf-artikkeleita, voit laittaa Mendeleyn asialle ja saada luotua viitetietokannan kätevästi, ehkä vain pienellä muokkauksella.

Toinen kokeilun arvoinen voisi olla Zotero. Zoteron saa lisäpalikkana Firefox-selaimeen, jolloin sillä voi keräillä viitteet talteen kätevästi netissä selatessa, ja se myös kerää viitteet “pilveen”, eli ne on saatavilla paikasta riippumatta. Myös Zotero integroituu Wordiin.

Jätä kommentteihin omat vinkkisi!

3 thoughts on “Tutkijan työkalut 1 – Viitetietokannat

  1. Synkronoidut mielet todellakin, otin juuri tutkielmaseminaarissa esille niitä tapoja, joilla kannattaa alkaa hoitamaan kertyvää kirjallisuusviite -savottaa, ja tämä selkeä selvitys tuli kuin tilauksesta.

  2. Hei, kiitos paljon vinkeistä. Teen opinnäytetyötäni ja käytän ensimmäistä kertaa näitä työkaluja. Ohjeidesi kirjoittamisesta on jo jonkin aikaa, joten osa linkkien lähteistä on jo kadonnut. Etsin itse kuumeisesti nyt sovellusta, jolla voisin sovittaa bibdeskin toimimaan wordin kanssa, valitettavasti ohjelmaa, johon viittasit, ei enää löydy. Oletko itse päivittänyt myös uudempaan? Olisi mahtavaa saada vinkkiä myös päivitetyistä ohjelmista!

    • Hei, sori, en muistanut vastata tähän aiemmin! Mä olen sittemmin vaihtanut päivittäisessä käytössä Zoteroon, koska se toimii erittäin hyvin tutkimusryhmän yhteiskäytössä, kun kaikki voivat jakaa samat kirjastot. Siinä on myös hyvä plug-in Wordiin, ja lisäksi ihan “drag&drop” -tyyppisesti pystyy helposti kopioimaan viitteitä, jos niitä tarvitsee vain muutaman, esim. sähköpostissa lähetettäväksi tai jonkun abstraktin perään. Lisäksi Chrome-liitännäisen avulla lähdeviitteiden ja jopa kokotekstien poimiminen Scholar-hausta tai muista tietokannoista onnistuu erittäin helposti. Tällä hetkellä aika epäröimättä suosittelen Zoteroa kaikille niille, joilla ei ole jotain erityistä syytä käyttää jotain muuta systeemiä (esim. on paatunut EndNote-käyttäjä). Tälläkin alueella on tosiaan tapahtunut paljon kehitystä viime aikoina, pitäisi melkein kirjoittaa uusi versio postista!

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s